Los
elementos que están interactuando
constantemente para producir
el Proceso Comunicativo entre dos o más personas o toda una sociedad son los que se han mostrado en las anteriores figuras y su descripción es la siguiente:
1.3.1. La Fuente: Es el origen de la información, puede comunicarse consigo
misma y trata de producir un estimulo. Es importante anotar que en la comunicación oral la fuente
y el emisor son el
mismo elemento.
1.3.2. El Emisor. Es quien empieza la comunicación, debe tener ideas, información y un propósito para comunicar.
1.3.3. El Receptor. Persona o personas
que recibe la información que le ha sido enviada por el emisor. Ambos deben ser hábiles para hablar, para leer, para escribir o escuchar
y para razonar,
el nivel de conocimiento influye en su capacidad para recibir y transmitir mensajes.
1.3.4. Codificador. Toma las ideas y las dispone en un código, en la comunicación persona a persona
esta función la cumple la capacidad motora de la fuente, los mecanismos vocales,
los sistemas musculares de la mano y
de
las demás partes del cuerpo.
El código es un sistema común organizado de signos o símbolos, regidos
por reglas en la emisión y recepción de mensajes y constituyen verdaderos sistemas
de comunicación, puede ser simple cuando maneja un solo tipo de signos y, complejo cuando emplea signos tomados en préstamo de otros códigos.
El código es un sistema
de señales conocido
de antemano por el emisor, enviar el mensaje. Los códigos se clasifican en tres
grandes grupos:
1.3.4.1. Códigos Lingüísticos. Están
constituidos por signos y reglas tales como los tiene una lengua. Ejemplo la lengua Española.
1.3.4.2. Códigos Paralingüísticos. Son sistemas de signos que aunque no se identifican con el lenguaje están próximos a él, al cual lo apoyan,
complementan o sustituyen en los procesos
de la comunicación.
1.3.4.3. Códigos Extralingüísticos. Su característica es la autonomía
funcional con respecto al lenguaje y la falta de relaciones directas de recodificación, sustitución o auxiliaridad con el mismo. Muchos códigos lingüísticos se emplean de manera combinada con signos lingüísticos.
Hechos reales, juzgar las cosas con rigor de extremos: blancas o negras, limpias o sucias, buenas o malas; la falsa identificación por extensión, el uso de palabrería vana y finalmente, el uso de términos
abstractos que aparentemente dicen mucho, pero que sin un mismo referente no dicen nada. La percepción puede definirse de una manera general como la conciencia que una cosa viviente tiene de su medio ambiente.
Las personas tienden a seleccionar los elementos que son esenciales para sus necesidades y recodificar la diversidad de los elementos
en una forma más abstracta. La asimetría en la percepción
puede causar problemas en la comunicación.
Factores sensoriales, edad, sexo, niveles de educación, nivel económico, diferencias regionales, religión y otras
afiliaciones, personalidad e intereses:11
1.3.4.4. Física. Fallas, deficiencias o selección inadecuada
de la fuente de los medios utilizados para transportar
el mensaje.
1.3.4.5. Fisiológicas. Se ocasionan por malformaciones, disfunciones y otras limitantes funcionales
de las personas que intervienen en el proceso.
1.3.4.6. Psicológicas. Parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo
que lo rodea, sus prejuicios y la necesidad de satisfacer requerimientos emotivos.
1.3.4.7. Administrativas. La estructura y el funcionamiento de la organización y el proceso administrativo
mismo en acción,
dan lugar a problemas de comunicación.
Estas barreras se explicarán más profundamente, cuando
se esté hablando de la comunicación en la organización.
1.3.5. El mensaje. Es la codificación del propósito que se va a
transmitir, es decir, es el producto real. Este mensaje se puede evidenciar de las siguientes formas:
- Cuando hablamos, la conversación es el mensaje.
- Cuando escribimos, la escritura es el mensaje.
- Cuando dibujamos o pintamos, la imagen es el mensaje.
- Cuando hacemos gestos, las expresiones son el mensaje12
1.3.6. Condiciones que afectan el mensaje. En general las condiciones que afectan un mensaje codificado son las siguientes:
- Las habilidades: Hablar, leer, escuchar y razonar.
- Las actitudes: Que influyen en el comportamiento de ideas preestablecidas.
- El conocimiento: No se puede comunicar lo que no conocemos.
Nuestras creencias y valores actúan para influenciarnos. El mensaje puede estar afectado
también por el código o
grupo de símbolos que utilizamos, el contenido del mensaje en sí y las decisiones del emisor con base en un conjunto de reglas. La transmisión se puede producir de diversas maneras, transmisión simple es el dialogo de dos personas; transmisión múltiple
ocurre en la prensa la radio y la televisión.
1.3.7. El canal. Es el medio a través del cual viaja el mensaje, los más comunes son: El aire para la palabra
hablada
y el papel para la escritura,
pero
también pueden intervenir cables y ondas eléctricas. Puede ser verbal y
escrito. Se puede transmitir a través de un memorando, por INTERNET., teléfono, un Chat, un Blog, la televisión
(transmite gestos, indicios visuales). Puede ser simple cuando no presupone
otros medios y compuestos
cuando interviene otro medio o cadena de medios, ejemplo los medios masivos de comunicación.13
1.3.8. El decodificador. Es comprender o asimilar los mensajes que fueron enviados y los asocia a un significado
usando el mismo código, acá impera el buen entendimiento del mensaje
porque a partir de ahí se da la retroalimentación.
1.3.9. Retroalimentación, feedback, ruido y redundancia. Llamada también información de
retorno. Se trata de
las
reacciones inmediatas y espontáneas del receptor ante el mensaje,
las cuales son recibidas por el emisor
por diferentes medios (por una mirada, por los gestos)
y que le permiten reajustar su acción emisora.
La retroalimentación juega un papel central en el proceso de la comunicación, pues constituye
prácticamente el cierre del mismo, sin el cual no hay garantía de que se haya logrado la comunicación. El poder observar la reacción
del receptor al mensaje de la fuente, constituye un factor fundamental a fin de poder evaluar si el propósito
u objetivo de la comunicación fue alcanzado o no, así como el grado en que ésta
se logró.
El
mayor obstáculo para la retroalimentación es la defensividad,
es decir, la resistencia de la gente a recibirla, ósea tomar una posición no receptiva a la retroalimentación, en una palabra negarse aceptar
las recomendaciones que se hacen en este proceso. El fin último de la retroalimentación es que el mensaje sea de buena calidad y produzca los efectos deseados con la comunicación
enviada a la otra persona o el grupo
de personas.
1.3.9.1. Efectos de la retroalimentación. Toda retroalimentación transmitida adecuadamente debe tener los siguientes efectos:
- Mejorar la transmisión de lo que se comunica: dado que las personas involucradas en el acto comunicativo, van verificando si están comunicando lo que desean comunicar.
- Reducir la distorsión o aumentar la precisión de lo que se comunica: a través de una constante verificación y reorientación, en caso de existir errores.
- Facilitar el proceso de aprendizaje: gracias a la retroalimentación la gente sabe lo que hizo bien o lo que hizo mal y como corregirlo.
La
retroalimentación, generalmente
se proporciona de la siguiente manera, eso con el fin de corregir el mensaje codificado y comunicado:
- Se proporciona de manera frecuente.
- La retroalimentación se proporciona de manera periódica y sistemáticamente más que eventualmente.
- Se proporciona tanto la retroalimentación positiva como la negativa, es decir, no se centra solamente en las desviaciones del desempeño, sino también en lo que estuvo bien hecho. En otras palabras, lo bueno y lo malo de la comunicación.
- Se proporciona verbalmente. Por desgracia la comunicación verbal se presta a muchas distorsiones y depende para su interpretación de las características de personalidad, tanto de quien la proporciona como de quien la recibe.
- Se proporciona por una fuente claramente identificable.
- Es claro el poder y la influencia del que Retroalimenta sobre el retroalimentando.
1.3.10. El ruido. Se denomina ruido a cualquier
perturbación experimentada por la señal en el proceso de comunicación, es decir, a cualquier factor que le dificulte o le impida el afectar a cualquiera de sus
elementos. Las distorsiones del sonido en la conversación, en radio,
televisión o por teléfono son ruido, pero también es ruido la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía
defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque este en silencio. Para evitar o paliar la inevitable
presencia del ruido en la comunicación es habitual introducir cierta proporción de redundancia en la codificación del mensaje.
Algunos ejemplos de ruido para que la comunicación no sea la adecuada son los siguientes:
- Un medio ambiente ruidoso.
- La codificación puede ser defectuosa cuando se utilizan símbolos ambiguos.
- La comunicación puede interrumpirse por deficiencia del canal.
- La falta de atención impide una recepción precisa.
- La decodificación puede ser defectuosa al utilizar palabras con significado erróneo.
- Uso de símbolos o códigos inapropiados.
- Prejuicios tanto del emisor como del receptor.
Para
verificar la efectividad de la comunicación es esencial el uso de la retroinformación o retroalimentación o el feedback. Nadie puede estar absolutamente seguro que un mensaje fue eficientemente codificado, limitado – recodificado y recepcionado, hasta cuando la retroalimentación lo confirme. Pero la retroalimentación también
puede indicar
que ha habido un cambio en la persona que recibió la comunicación o en el grupo de personas. Por ejemplo un aula de clase con 40 estudiantes. Cada estudiante le da el valor al mensaje del docente según las circunstancias por las cuales este pasando. Para algunos, la información
fue valiosa; para otro grupo de estudiantes tiene menos valor y desafortunadamente para otros no fue relevante, es decir, no hubo un ápice de cambio. La efectividad del mensaje depende como ya se dijo de
muchos factores, tanto del EMISOR – RECEPTOR, como de los RUIDOS que se tengan frente a la comunicación. En la figura No. 8 se muestra la transformación
o metamorfosis que sucede con los mensajes codificados y comunicados.
Con
base en la transformación del mensaje desde el EMISOR hasta el RECEPTOR, en las personas se puede
apreciar generalmente diferentes reacciones, las cuales son perceptibles y se deben tener en
cuenta para medir o evaluar hasta donde
la comunicación fue efectiva.
1.3.11. Redundancia. En el código del mensaje consiste en un desequilibrio entre el contenido informativo y la cantidad
de distinciones requeridas
para identificar el
siguiente esquema:
La redundancia es la parte del mensaje que podría omitirse sin que se produzca pérdida de información. Cualquier sistema de comunicación introduce algún grado de redundancia, para asegurar que no hay pérdida de información esencial, o sea para asegurar la perfecta recepción del mensaje. Esto puede interpretarse en la medida en que haya muchos mensajes para el interlocutor, menos es la información útil que recibe, pero menos es la que se apropia. Esto implica tener una mesura en la comunicación al enviar muchos mensajes sin interés para los participantes.
La redundancia es la parte del mensaje que podría omitirse sin que se produzca pérdida de información. Cualquier sistema de comunicación introduce algún grado de redundancia, para asegurar que no hay pérdida de información esencial, o sea para asegurar la perfecta recepción del mensaje. Esto puede interpretarse en la medida en que haya muchos mensajes para el interlocutor, menos es la información útil que recibe, pero menos es la que se apropia. Esto implica tener una mesura en la comunicación al enviar muchos mensajes sin interés para los participantes.
1.4. Funciones de la comunicación. Cada uno de los elementos o factores del proceso comunicativo, determinan una función diferente de la comunicación o código utilizado. Estas funciones fueron formuladas inicialmente para investigar el lenguaje verbal. Sin embargo, hoy son de gran utilidad en el estudio de otras formas de comunicación, como las de tipo audiovisual o audio‐oral, incluso en aquellas basadas en los gestos, el contacto físico, la proximidad, la expresión facial, etc. Las funciones de la comunicación, también llamadas funciones del lenguaje, son las siguientes:14
1.4.1. Función Referencial. Se orienta hacia la realidad
a la cual aluden el mensaje
o el
discurso. Pretende brindar
información verídica y objetivo, que corresponda fielmente
a la realidad, ejemplo: Todo texto de carácter científico es referencial.
1.4.2. Función Emotiva. Está centrada
en el
emisor y expresa la actitud del hablante hacia aquello de lo que está
hablando, expresa sentimientos y emociones sean reales o fingidas. Generalmente esta función es
inconsciente. Ejemplo: Cuando alguien dice “Apenas son las cuatro de la tarde”
Esta expresión da a
entender que le ha parecido el día muy largo
o que está aburrido
o todo lo contrario,
es decir, que el día no le alcanzo para más. La expresión al estar acompañada por gestos físicos, puede definir lo uno o lo otro.
1.4.3. Función Connotativa. Está orientada
al receptor, se enuncia en forma imperativa; es un tipo de mensaje
didáctico que utiliza recurso gráficos o audiovisuales,
que tiene como función decir “vean, recuerde que, tenga
en cuenta que”.
1.4.4. Función Fáctica. Está orientada hacia el contacto de emisor y receptor a través de la palabra para iniciar, mantener, prolongar o interrumpir un acto comunicativo.
No necesariamente tiene contenido.
Ejemplo: Ajá?; Ok; ¡listo!
1.4.5. Función Poética. Esta comunicación le da mucha importancia al mensaje en sí mismo. En esta función se aplican principios
especiales de estilística semiótica, ya que una obra pictórica, una escultura,
un poema o una obra literaria, son observados o leídos y el
mensaje lo da el mismo
objeto por lo que puede transmitir.
1.4.6. Función Metalingüística.
Está centrada en el código que hace comprensible el mensaje. Por medio del
lenguaje es posible hacer una explicación del lenguaje mismo (Metalenguaje)15
1.4.7. Función Retorica. Desde el punto
de vista retórico, la comunicación consiste en un acto unidireccional,
como disparar una flecha a un blanco. Toda la actividad de la comunicación, se centra en la acción unidireccional de hacerle algo a alguien, haciéndose hincapié en el emisor y en su capacidad de comunicación. Esto
significa que de la manera en que
construye, organice y transmita su mensaje; depende
la efectividad de su discurso. Se puede citar como ejemplo
un conferencista sobre la “formación de empresas familiares” o de cualquier otra índole.
1.5. Flujo de la comunicación. La comunicación en general debe fluir en diferentes
direcciones, ascendente,
descendente, horizontal y transversal. La tradición ha señalado que la comunicación
tiende a ser descendente, pero la comunicación que se da en un solo sentido tiene problemas obvios,
por ello se podría argumentar que la comunicación eficaz debe comenzar en los subordinados o sean en forma ascendente. Pero la comunicación también fluye en forma horizontal, es decir,
entre personas que ocupan el mismo
nivel dentro de una organización. Hay también información en flujo diagonal
lo que implica que se da entre niveles que no tienen entre sí una relación directa16
Las
forma de redes que Leavitt, H.J17 diseño con base en la participación activa de 5 personas, han resultado hoy en día en las grandes REDES SOCIALES que utilizan INTERNET., como el
medio para comunicarse globalmente18
Es normal encontrar que la comunicación dentro y fuera de las organizaciones
sociales fluya en las siguientes
direcciones:
1.5.1. Comunicación descendente: Esta fluye de los niveles
superiores hasta las personas que se encuentran en los
niveles inferiores de la organización. Casi siempre se da en organizaciones de carácter
autoritario. Esta comunicación casi siempre es de tipo oral, son instrucciones,
indicaciones, charlas, teléfono,
altavoces, incluso reuniones. También se da la comunicación escrita descendente a través de notas, memorandos, circulares, comunicados, especificaciones sobre políticas recientes, o procedimientos adoptados. Lo normal
en este tipo de comunicación es que ella se distorsione a
medida que desciende en la cadena jerárquica.
Aunque los líderes de la organización
determinen políticas y procedimientos, esto de ninguna manera
asegura su comunicación hacia la base, donde las acciones
han de ejecutarse. Suele suceder con mucha frecuencia que las instrucciones escritas
no se comprenden, incluso
no se leen, por ello es imprescindible la retroalimentación para determinar si la información fue recibida en el receptor, tal como el emisor pretendía.
Por
otro lado, este flujo vertical a través de todos los niveles, consume mucho tiempo y su demora está en concordancia con la complejidad y el
número de niveles jerárquicos.
1.5.2. Comunicación ascendente: Esta comunicación parte de los subordinados hacia los superiores o continúa ascendiendo jerárquicamente. El flujo infortunadamente no es tan expedito por cuanto, con frecuencia es obstruido por los docentes
directivos a manera de filtro
especialmente en el caso que la información no sea favorable, no encaje dentro de los valores de determinadas personas con algún poder. Lo real es que en cualquier organización la administración
de
la institución también requiere de información sobre el desempeño de los diferentes grupos y equipos situados en la escala jerárquica. La comunicación
ascendente carece de instrucciones y es más posible que se dé en sectores
que tiene una participación democrática.
Los medios para la comunicación ascendente también suelen ser diferentes, son ugerencias,
manifestaciones de inconformidad, sistemas de quejas,
sesiones de asesoría, reuniones grupales,
política de puertas abiertas,
entrevistas. Estas formas de comunicación hasta hace poco eran escasas en las organizaciones y paulatinamente han comenzado
a tener una aceptación más amplia. Si una institución educativa no fomenta un ambiente donde los docentes y estudiantes se sientan libres,
no es posible que la comunicación ascendente se dé; por ello, tanto la creación de un ambiente
propicio, como el impulso
de la comunicación ascendente, es tarea casi que exclusiva
de los directivos docentes.
1.5.3. Comunicación transversal: Como ya se dijo, este tipo de información incluye la información
horizontal, o sea aquella que se da entre personas de la Institución Educativa
correspondiente a niveles iguales o similares.
Los flujos diagonales, son aquellos que se dan entre personas involucradas
en diferentes niveles y que no existe
entre ellos ninguna
relación de conducto
regular. Este tipo de información es muy útil por cuanto sirve para coordinar esfuerzos necesarios entre grupos, no siempre formalmente relacionados. Esta
comunicación fluye en situaciones formales
e informales.
Finalmente para terminar los conceptos de comunicación, sin abarcar todas las extensas teorías que sobre la temática existe hoy en día, que además sería imposible en el contexto
de
este libro, se afirma
contundentemente
lo
siguiente:
- Podemos pensar en la comunicación como un proceso mediante el cual transmitimos ideas, sentimientos o creencias a otros. Aunque, por lo general, comunicamos a través de la palabra o el lenguaje, también nos podemos comunicar por representación visual, gestos o imitaciones.
- Sin embargo, el lenguaje constituye la forma principal de la interacción social entre los seres humanos. Por este medio aprendemos a conocer personas, compartir experiencias, ideas, sentimientos y creencias. La comunicación anima y sostiene la vida.
- La humanidad necesitó desde sus orígenes de la "comunicación" para acrecentar sus posibilidades de lucha en un medio hostil y procurar recursos que le permitieron subsistir en compañía de sus congéneres. Ya Aristóteles nombraba al hombre como "un animal que habla" (siglo V.A.C.). La definición que proporcionan los diccionarios actuales resume la comunicación como:
1. Hacer
saber una cosa.
2. Hacer
que otro participe de lo que uno sabe
- En realidad comunicar es mucho más que eso, tal como lo han expresado muchas veces innumerables expertos y pensadores a lo largo de la Historia. Algunos de cuyos ejemplos son los siguientes:
- "La comunicación es hacer algo en común con otros y por tanto entrar a formar parte de algo. Nosotros podemos hacer común a los otros nuestros pensamientos, los conocimientos y dar noticia de algo a los otros".
- "Comunicar es algo más que hacer saber, es también hacer sentir, hacer‐hacer, hacer creer y hasta hacer NO hacer"
- Comunicar entonces es algo más que informar es "informar y significar", transmitir notificaciones de hechos y a la vez hacer compartir ideas a un receptor que conserva sus derechos de aceptar, rechazar, mantenerse indiferente o pasivo frente a los mensajes que recibe.
Afirmando lo anterior se tiene que la comunicación
ES UN PROCESO SOCIAL POR EXCELENCIA y de los más
importantes. Es la herramienta que hace posible las sociedades. No es accidental que las palabras "comunicación" y "comunidad" tengan la misma
raíz.
La comunicación
en este mundo globalizado se ha convertido en un factor muy importante y por ello debemos
aprender a utilizarla adecuadamente. Todos hemos pasado
por la experiencia frustrante de
comprobar de pronto que no nos dimos a entender. Aquella distorsión
que sufrió mi mensaje, mi palabra, que me impuso su ley: "Las
ideas sólo tienen valor cuando se las sabe expresar con eficacia".
La
comunicación es un instrumento de progreso, de mejora y acercamiento entre las personas. En todo momento
transmitimos y recibimos
información: sensaciones, palabras,
comportamientos, sentimientos, etc.
Muchas veces no basta con hablar o escribir lo que tenemos en la cabeza para que lo capten correctamente nuestros
receptores. Hay que escoger
la expresión adecuada y despertar en el destinatario el deseo de acoger nuestras ideas.
Los
factores que nos permiten conectar mejor en ese ir y venir de emisión y recepción se asientan
en nuestras propias actitudes positivas ayudadas
por un esfuerzo real de mejorar nuestro modo de comunicar.
Al transmitir la información que queremos pasar añadimos otros muchos datos relativos a nosotros mismos y esas connotaciones inconscientes, no suelen
pasar inadvertidas.
Entonces para llegar a ser buenos comunicadores,
en especial nosotros los docentes, debemos interiorizar los principios básicos de toda comunicación
correcta. Por ello brevemente y como ayuda para emprender
el camino señalamos aquí los puntos que debemos tener en cuenta:
- No bloquear la comunicación: existen unos muros que impiden o dificultan la comunicación. Pueden sintetizarse de la siguiente manera:
- Estar mentalmente pendiente de otras cosas.
- Desviar la mirada y no fijarnos en nuestro interlocutor.
- Oír sólo lo que se quiere escuchar.
- Interrumpir frecuentemente
- No bloquear la comunicación.
- Potenciar nuestros medios de captación.
- Enunciar mejor nuestro mensaje.
- Transmitir en las mismas coordenadas y frecuencias.19
- El receptor es como un espejo y también como una esponja.
- Respeta la iniciativa y la decisión del otro en los contenidos de la comunicación.
- Admite la pluralidad de las experiencias de los demás.
- Deja al otro que termine de hablar.
- Ponte en el lugar del otro (empatía)
- Añade a la letra el espíritu de lo que se nos dice.
- Mira al otro cuando habla.
- Escucha, escucha y escucha lo que dice.
Algunos de los elementos a tener presente
para que nuestra comunicación sea eficaz y redunde en un mayor entendimiento y mejor aprovechamiento son los siguientes:20
- Enunciar mejor nuestro mensaje.
- Adaptar el mensaje al nivel de captación del receptor, sabiendo que los demás suelen ser más inteligentes de lo que parecen.
- Mejora el contenido y la forma del mensaje. No somos tan buenos comunicadores como nos creemos nosotros mismos.
- Nuestro mensaje compite con otros muchos. Hay que interesar a los receptores expresándolo con claridad, concisión y garra. Nuestras lecturas son básicas para mejorar nuestros contenidos.
- Emplea también los símbolos, no verbales, adecuados al mensaje que se quiere transmitir.
- No ser inoportuno: nuestro receptor puede estar haciendo otras actividades o no estar interesado en nuestro mensaje.
- Utiliza el canal adecuado. No vale cualquier canal. Siempre hay una forma de expresión óptima.
- Transmite según el nivel de responsabilidad que corresponda. Una sobrecarga de información en otro lugar puede producir efectos contrarios.
- Transmite tú directamente, siempre que sea posible o reduce el número de intermediarios en tu comunicación.
- Muchas conductas del receptor, son reacciones a actitudes que han percibido en ti. Una actitud dominante refleja por parte de los otros una reacción de defensa o de resistencia. Si los receptores están ocupados en construir sus defensas, no se aumentara la efectividad de la comunicación.
- Cuando proyectas hacia los demás una intención manipuladora, omitiendo información o exagerando lo que te interesa, recibes la misma respuesta. No te enteras de lo que pasa en tu grupo.
- Si envías mensajes verbales que contradicen otros aspectos de tu conducta, (tu comportamiento en general es otro nivel de comunicación), no esperes que el grupo cumpla con lo que les dices.
- Ten en cuenta que las experiencias y las necesidades personales condicionan la interpretación del mensaje.
“La vida es como
un eco.
Si no le
gusta lo que recibe,
Preste atención a lo que emite”
Preste atención a lo que emite”
Lair Ribeiro.
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